Dokumenty

Przed dokonaniem czynności notarialnej zachęcam Państwa do zasięgnięcia w tutejszym biurze notarialnym bezpłatnej porady notarialnej, co pozwoli udzielić Państwu niezbędnych informacji, ustalić zakres usługi prawnej, która ma być wykonana, a także rodzaj dokumentów, jakie należy przedłożyć w Kancelarii Notarialnej w związku z dokonaniem określonej czynności. W tym celu zalecany jest kontakt osobisty, telefoniczny lub mailowy z notariuszem lub innym pracownikiem Kancelarii Notarialnej w Kluczborku, celem upewnienia się, że zgromadzone przez Państwa dokumenty są kompletne i wystarczające do sporządzenia określonej czynności, każda sprawa jest bowiem sprawą indywidualną.


Przy każdej czynności notariusz stwierdza tożsamość osób fizycznych, a zatem konieczne jest okazanie ważnego dowodu osobistego bądź paszportu (karty pobytu).

DO DOKONANIA KAŻDEJ CZYNNOŚCI NOTARIALNEJ WYMAGANE SĄ:

  • w przypadku osoby fizycznej – imiona, nazwiska, imiona rodziców, numer PESEL, seria i numer dowodu osobistego lub paszportu, PESEL, adres zameldowania i adres do doręczeń, jeśli jest inny od adresu zameldowania, określenie stanu cywilnego,
  • w przypadku osoby prawnej, spółki osobowej lub osoby prowadzącej działalność gospodarczą – aktualny odpis z Krajowego Rejestru Sądowego lub zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej (CEiDG), numer REGON, numer NIP. Członkowie organów wymienionych podmiotów oraz ich pełnomocnicy wskazują dane jak osoby fizyczne.

Stawający do dokonania czynności notarialnej (w tym do poświadczenia dokumentu za zgodność z oryginałem) powinni mieć ze sobą dokument potwierdzający ich tożsamość (dowód osobisty, paszport, karta pobytu). Z kolei w przypadku osób prawnych lub spółek osobowych dodatkowo niezbędne będzie wskazanie numerów: KRS, REGON, NIP.

W przypadku działania strony przez pełnomocnika, należy dostarczyć oryginał pełnomocnictwa, tj. wypis aktu notarialnego.


Poniżej przedstawione zostały najbardziej popularne czynności, w tym umowy notarialne wraz z przykładowym wykazem dokumentów oraz informacjami niezbędne do przeprowadzenia każdej z nich. Przed każdą czynnością notarialną niezbędny jest uprzedni kontakt z kancelarią notarialną celem ustalenia jakie dokumenty będą konieczne do jej sporządzenia.

1. Sprzedaż lub darowizna działki niezabudowanej lub zabudowanej, gospodarstwa rolnego, umowa dożywocia.

  • aktualny odpis zwykły księgi wieczystej,
  • podstawa nabycia – tytuł własności (wypis aktu notarialnego umowy sprzedaży, darowizny, zamiany, akt własności ziemi lub prawomocne postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku lub akt poświadczenia dziedziczenia),
  • w przypadku spadkobrania zaświadczenie urzędu skarbowego wydane w trybie art. 19 ust. 6 ustawy o podatku od spadków i darowizn, potwierdzające zapłacenie przez osobę zbywającą podatku od nabycia zbywanej rzeczy lub prawa lub stwierdzającego, że nabycie zbywanej, rzeczy lub prawa było zwolnione z podatku, lub że obowiązek zapłaty podatku uległ przedawnieniu),
  • wartość rynkowa (cena sprzedaży) działki,
  • warunki i termin wydania działki,
  • numer rachunku bankowego,
  • wypis z rejestru gruntów wraz z wyrysem z mapy ewidencyjnej, gdy działka będzie wydzielana do nowej księgi wieczystej (zawierający adnotację, że dokument ten przeznaczony jest do dokonywania wpisu w księdze wieczystej),
  • zaświadczenie lub wypis z miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego o przeznaczeniu gruntu lub zaświadczenie o jego braku lub też ostateczna decyzja o warunkach zabudowy (wydawane w Urzędzie Miasta, bądź Gminy miejsca położenia nieruchomości),
  • ostateczna decyzja zatwierdzająca podział nieruchomości, gdy następuje podział działki,
  • mapa sytuacyjna do celów prawnych,
  • dowód opłacenia podatku od nieruchomości lub opłaty za wieczyste użytkowanie gruntu,
  • w przypadku osób fizycznych – dane osobowe kupujących i sprzedających, darczyńców i obdarowanych (imiona, nazwiska, imiona rodziców, numer PESEL, seria i numer dowodu osobistego lub paszportu, adres zameldowania, stan cywilny),
  • w przypadku firm – poza powyższymi danymi z dowodu osobistego lub paszportu również aktualny odpis z Krajowego Rejestru Sądowego lub wpis do ewidencji działalności gospodarczej (CEiDG), numer REGON, numer NIP.

2. Sprzedaż lub darowizna lokalu (mieszkalnego lub użytkowego) z księgą wieczystą, gospodarstwa rolnego, umowa dożywocia.

  • aktualny odpis zwykły księgi wieczystej,
  • podstawa nabycia – tytuł własności (wypis aktu notarialnego umowy sprzedaży, darowizny, zamiany, umowa ustanowienia odrębnej własności lokalu i jego sprzedaży lub prawomocne postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku lub akt poświadczenia dziedziczenia),
  • w przypadku spadkobrania zaświadczenie urzędu skarbowego wydane w trybie art. 19 ust. 6 ustawy o podatku od spadków i darowizn, potwierdzające zapłacenie przez osobę zbywającą podatku od nabycia zbywanej rzeczy lub prawa lub stwierdzającego, że nabycie zbywanej, rzeczy lub prawa było zwolnione z podatku, lub że obowiązek zapłaty podatku uległ przedawnieniu),
  • wartość rynkowa lokalu,
  • warunki i termin wydania lokalu,
  • numer rachunku bankowego,
  • zaświadczenie, że w lokalu nikt nie jest zameldowany (wydawane w Urzędzie Miasta, bądź Gminy miejsca położenia lokalu),
  • zaświadczenie, że nie ma zadłużenia w płatności opłat eksploatacyjnych (wydawane przez zarządcę lokalu lub spółdzielnię),
  • dowód opłacenia podatku od nieruchomości i opłaty za wieczyste użytkowanie gruntu,
  • w przypadku osób fizycznych – dane osobowe kupujących i sprzedających, darczyńców i obdarowanych (imiona, nazwiska, imiona rodziców, numer PESEL, seria i numer dowodu osobistego lub paszportu, adres zameldowania, stan cywilny),
  • w przypadku firm – poza powyższymi danymi z dowodu osobistego lub paszportu również aktualny odpis z Krajowego Rejestru Sądowego lub wpis do ewidencji działalności gospodarczej (CEiDG), numer REGON, numer NIP.

3. Sprzedaż lub darowizna spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu mieszkalnego lub lokalu użytkowego.

  • aktualny odpis zwykły księgi wieczystej, jeżeli została założona,
  • zaświadczenie ze spółdzielni o przysługującym prawie do lokalu,
  • podstawa nabycia – tytuł własności (przydział, umowa pisemna o ustanowieniu spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu lub wypis aktu notarialnego umowy sprzedaży, darowizny, zamiany, umowa o przekształcenie spółdzielczego lokatorskiego prawa w spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu lub prawomocne postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku lub akt poświadczenia dziedziczenia),
  • w przypadku spadkobrania zaświadczenie urzędu skarbowego wydane w trybie art. 19 ust. 6 ustawy o podatku od spadków i darowizn, potwierdzające zapłacenie przez osobę zbywającą podatku od nabycia zbywanej rzeczy lub prawa lub stwierdzającego, że nabycie zbywanej, rzeczy lub prawa było zwolnione z podatku, lub że obowiązek zapłaty podatku uległ przedawnieniu),
  • wartość rynkowa (cena sprzedaży) prawa,
  • warunki i termin wydania lokalu,
  • numer rachunku bankowego,
  • zaświadczenie, że w lokalu nikt nie jest zameldowany (wydawane w Urzędzie Miasta, bądź Gminy miejsca położenia lokalu),
  • zaświadczenie, że nie ma zadłużenia w płatności opłat eksploatacyjnych (wydawane przez zarządcę lokalu lub spółdzielnię),
  • w przypadku osób fizycznych – dane osobowe kupujących i sprzedających, darczyńców i obdarowanych (imiona, nazwiska, imiona rodziców, numer PESEL, seria i numer dowodu osobistego lub paszportu, adres zameldowania, stan cywilny),
  • w przypadku firm – poza powyższymi danymi z dowodu osobistego lub paszportu również aktualny odpis z Krajowego Rejestru Sądowego lub wpis do ewidencji działalności gospodarczej (CEiDG), numer REGON, numer NIP.

4. Oświadczenie o przyjęciu lub o odrzuceniu spadku.

  • dane osobowe osoby sporządzającej oświadczenie (imiona, nazwiska, imiona rodziców, numer PESEL, seria i numer dowodu osobistego lub paszportu, adres zameldowania),
  • odpis skrócony aktu zgonu oraz dane osobowe pozostałych spadkobierców.

5. Testament.

  • dane osobowe osoby sporządzającej testament (imiona, nazwisko, imiona rodziców, numer PESEL, seria i numer dowodu osobistego lub paszportu, adres zameldowania, data urodzenia),
  • dane osoby powoływanej (osób powołanych) do spadku (imiona, nazwisko, imiona rodziców, numer PESEL, adres zamieszkania, data urodzenia).

        W przypadku testamentu zawierającego zapis windykacyjny:

  • aktualny odpis zwykły księgi wieczystej (w przypadku spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu – jeżeli została założona),
  • w przypadku spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu, dla którego nie jest prowadzona księga wieczysta – zaświadczenie o położeniu i powierzchni lokalu wydane przez spółdzielnię mieszkaniową.

6. Akt poświadczenia dziedziczenia (tzw. notarialne poświadczenie dziedziczenia).

  • odpis aktu zgonu spadkodawcy,
  • testament spadkodawcy, jeżeli został sporządzony,
  • odpisy aktów stanu cywilnego spadkobierców: aktów urodzenia lub aktów małżeństwa (w przypadku, gdy osoba zmieniła stan cywilny i nazwisko),
  • nr PESEL zmarłego (ksero dowodu osobistego zmarłego lub zaświadczenie o posiadanym numerze PESEL wydawane jest przez Urząd Miasta, bądź Gminy – Wydział Meldunkowy ostatniego miejsca zameldowania osoby zmarłej).

7. Umowa o dział spadku.

  • aktualny odpis zwykły księgi wieczystej (w przypadku spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu mieszkalnego – jeżeli została założona),
  • prawomocne postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku lub akt poświadczenia dziedziczenia,
  • w przypadku spadkobrania zaświadczenie urzędu skarbowego wydane w trybie art. 19 ust. 6 ustawy o podatku od spadków i darowizn, potwierdzające zapłacenie przez osobę zbywającą podatku od nabycia zbywanej rzeczy lub prawa lub stwierdzającego, że nabycie zbywanej, rzeczy lub prawa było zwolnione z podatku, lub że obowiązek zapłaty podatku uległ przedawnieniu),
  • pozostałe dokumenty analogicznie jak w przypadkach ad. 1 – 3, w zależności od rodzaju nieruchomości będącej przedmiotem umowy.

8. Pełnomocnictwo.

  • dane osobowe mocodawcy (imiona, nazwisko, imiona rodziców, numer PESEL, seria i numer dowodu osobistego lub paszportu, adres zameldowania, stan cywilny),
  • dane osobowe pełnomocnika (imiona, nazwisko, imiona rodziców, numer PESEL, adres zameldowania).

        W przypadku pełnomocnictwa do umowy sprzedaży również:

  • opis nieruchomości bądź prawa (numer księgi wieczystej).

9. Umowa majątkowa małżeńska (tzw. intercyza).

  • dane osobowe małżonków (imiona, nazwiska, imiona rodziców, numery PESEL, serie i numery dowodów osobistych lub paszportów, adresy zameldowania),
  • odpis skrócony aktu małżeństwa, a w przypadku umowy majątkowej zawieranej przed zawarciem związku małżeńskiego – przewidywana data jego zawarcia.

10. Umowa o podział majątku wspólnego.

  • dane osobowe stawających lub małżonków (imiona, nazwiska, imiona rodziców, numery PESEL, serie i numery dowodów osobistych lub paszportów, adresy zameldowania),
  • w zależności od przedmiotu podziału majątku – niezbędne jest przedłożenie dokumentów wymaganych do zbycia danego składnika majątku, opisanych powyżej (np. dla zbycia lokalu, spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu lub nieruchomości),
  • odpis aktu małżeństwa,
  • wypis aktu notarialnego umowy rozdzielności majątkowej (jeżeli podział następuje po ustaniu wspólności ustawowej w trakcie małżeństwa),
  • prawomocny wyrok orzekający rozwód małżeństwa (jeżeli podział następuje po ustaniu małżeństwa).

11. Oświadczenie o ustanowieniu hipoteki.

  • dane osobowe osób ustanawiających hipotekę (imiona, nazwisko, imiona rodziców, numer PESEL, seria i numer dowodu osobistego lub paszportu, adres zameldowania, stan cywilny),
  • aktualny odpis księgi wieczystej dla obciążanej nieruchomości lub spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu, bądź numer księgi wieczystej,
  • podstawa nabycia – tytuł własności – w zależności od rodzaju nieruchomości (dokumenty jak w przypadkach ad. 1 – 3),
  • w przypadku spadkobrania zaświadczenie urzędu skarbowego wydane w trybie art. 19 ust. 6 ustawy o podatku od spadków i darowizn, potwierdzające zapłacenie przez osobę obciążającą podatku od nabycia obciążanej rzeczy lub prawa lub stwierdzającego, że nabycie obciążanej, rzeczy lub prawa było zwolnione z podatku, lub że obowiązek zapłaty podatku uległ przedawnieniu),
  • umowa kredytowa lub inna umowa stwierdzająca powstanie wierzytelności pieniężnej (np. umowa pożyczki, poręczenia, umowa o współpracę),
  • oświadczenie banku o ustanowieniu hipoteki wydane w trybie art. 95 Prawa bankowego – w przypadku kredytu udzielanego przez bank.

12. Ustanowienie innych ograniczonych praw rzeczowych (np. służebności, w tym również służebności przesyłu lub prawa użytkowania).

  • dane osobowe osób stawających (imiona, nazwisko, imiona rodziców, numer PESEL, seria i numer dowodu osobistego lub paszportu, adres zameldowania, stan cywilny),
  • aktualny odpis księgi wieczystej zarówno dla obciążanej nieruchomości, jak i dla nieruchomości władnącej (dla której ma być ustanawiana służebność),
  • podstawa nabycia – tytuł własności potwierdzający tytuł prawny do obciążanej nieruchomości – w zależności od rodzaju nieruchomości (dokumenty jak w przypadkach ad. 1 – 3),
  • w przypadku spadkobrania zaświadczenie urzędu skarbowego wydane w trybie art. 19 ust. 6 ustawy o podatku od spadków i darowizn, potwierdzające zapłacenie przez osobę obciążającą podatku od nabycia obciążanej rzeczy lub prawa lub stwierdzającego, że nabycie obciążanej, rzeczy lub prawa było zwolnione z podatku, lub że obowiązek zapłaty podatku uległ przedawnieniu),
  • treść służebności lub prawa użytkowania,
  • w przypadku służebności przesyłu lub prawa użytkowania – dane podmiotu (np. operatora/dostawcy mediów), na rzecz którego ma być ustanowiona służebność przesyłu lub prawo użytkowania (poza danymi jak dla osób fizycznych również aktualny odpis z Krajowego Rejestru Sądowego lub wpis do ewidencji działalności gospodarczej (CEiDG), numer REGON, numer NIP).

13. Oświadczenie o dobrowolnym poddaniu się rygorowi egzekucji

  • dane osobowe osoby poddającej się rygorowi egzekucji (imiona, nazwisko, imiona rodziców, numer PESEL, seria i numer dowodu osobistego lub paszportu, adres zameldowania, stan cywilny),
  • umowa zobowiązująca zawarta z wierzycielem (umowa najmu, w tym umowa najmu okazjonalnego, umowa dzierżawy,  w tym umowa dzierżawy gospodarstwa rolnego, umowa pożyczki itp.)

14. Umowa spółki z o.o.

  • dane osobowe wspólników (imiona, nazwisko, imiona rodziców, numer PESEL, seria i numer dowodu osobistego lub paszportu, adres zameldowania, stan cywilny),
  • projekt umowy spółki lub podstawowe jej postanowienia (tj. firma spółki, miejscowość, w której będzie mieściła się siedziba spółki, wysokość kapitału zakładowego, czy wspólnik może mieć więcej niż jeden udział, łączna liczba udziałów i wartość nominalna jednego udziału, ilość udziałów posiadanych przez każdego ze wspólników i sposób ich pokrycia, opis raportu – jeżeli wspólnik wnosi wkład niepieniężny, czas trwania spółki, przedmiot działalności według PKD, sposób reprezentacji Spółki, dane członków zarządu).

15. Protokół zgromadzenia spółki kapitałowej.

  • odpis z Krajowego Rejestru Sądowego spółki lub innego właściwego rejestru (aktualny bądź pełny),
  • ostatni tekst jednolity umowy bądź statutu spółki,
  • porządek obrad zgromadzenia,
  • treść projektowanych uchwał,
  • wskazanie osoby przewodniczącej zgromadzeniu,
  • lista obecności.

INNE INFORMACJE.

Zaświadczenie urzędu skarbowego o wywiązaniu się spadkobierców z obowiązku podatkowego jest wymagane, jeżeli zbywający/obciążający nabył przedmiot umowy w drodze dziedziczenia, zapisu, dalszego zapisu, polecenia testamentowego, darowizny, polecenia darczyńcy, zasiedzenia, nieodpłatnego zniesienia współwłasności, zachowku – jeżeli uprawniony nie uzyskał go w postaci uczynionej przez spadkodawcę darowizny lub w drodze dziedziczenia albo w postaci zapisu nieodpłatnej renty, użytkowania oraz służebności – dokonanych po 1 stycznia 2007 roku, przy czym zaświadczenie z urzędu skarbowego, odnośnie nabycia w drodze dziedziczenia, jest zawsze wymagane.Jeżeli notariusz po wglądzie do księgi wieczystej stwierdzi, że nabycie nastąpiło na podstawie dziedziczenia, wówczas zażąda takiego zaświadczenia. Jeżeli zbywca zgubi lub nie znajdzie w posiadanych dokumentach odpisu postanowienia o stwierdzeniu nabycia spadku, to przed udaniem się do urzędu skarbowego będzie musiał zamówić taki odpis w sądzie cywilnym, gdzie toczyła się sprawa o stwierdzenie nabycia spadku.Zaświadczenie z urzędu skarbowego wymagane jest niezależnie od tego, czy osoba dziedzicząca czy obdarowana jest zwolniona od podatku, podatek został uregulowany lub też nastąpiło przedawnienie zobowiązania podatkowego.Z samych względów formalnych wymeldowanie nie jest jednak konieczne do zawarcia umowy, jednakże w przypadku umowy sprzedaży warto zwrócić uwagę na to, aby zbywca wymeldował się z lokalu, będącego przedmiotem umowy, przed zawarciem aktu notarialnego. Uchroni to zbywcę przed koniecznością przeprowadzenia długotrwałej procedury administracyjnej związanej z wymeldowaniem osób, które opuściły lokal, ale się z niego nie wymeldowały. Jeśli nabywcy wyrażają zgodę na późniejsze wymeldowanie, to nie ma przeszkód, aby taki zapis znalazł się w umowie.Strony umowy powinny również zadbać o rozliczenie kosztów eksploatacyjnych i zaległych podatków od nieruchomości lub opłat z tytułu użytkowania wieczystego.Podobna sytuacja jak w przypadku wymeldowania dotyczy rozliczenia kosztów eksploatacyjnych – jest to kwestia umowy między stronami aktu notarialnego.